[20210221]如何选择合适的企业办公套件

现阶段几乎所有的企业都在数字化转型，而企业办公的在线化则是企业内部系统数字化的一个重要环节，今天罗孚想聊聊如何选择一个合适的企业办公套件。​

Google算是企业办公套件的鼻祖了，早在十几年前就开放了“您的域专享的 Google Apps”给大家使用。当时只要有个域名就能免费注册，就可以开始享用自己域名的Gmail，以及在线协作文档Google docs，当时是一件很炫酷的事情。现在，Google的套件已更名为Google Workspace。​

当然，Google的企业办公套件不算成功，在国内就更不成功了。而在国内最成功的，算是钉钉。在C端聊天市场失意的“来往”，一转身就变成了B端的企业聊天工具，并借助其出色的考勤管理系统，一下子打开了企业应用市场。除了钉钉，还有能称之为企业办公套件的有企业微信，以及后起之秀飞书。本文主要讨论的，也是钉钉、飞书、企业微信三者。​

为什么将钉钉、飞书、企业微信三个产品称之为企业办公套件，而不是其他如Teambition、坚果云、印象笔记、seafile等产品？我想从沟通、积累、管理三个方面来谈谈。​

沟通是基础

我们不难发现，钉钉、飞书、企业微信都是以沟通为基础的，并且以即时聊天为主要形式，因为企业内部工作基本都是需要协同和沟通，而国人的习惯又以在线文字沟通为主。​

电子邮件实际是很好的文字沟通工具，据说Elon Musk就喜欢用邮件来沟通，只是大部分的企业实际对电子邮件并不重视的，比如三五十人的公司，喊一句也许就能沟通了，而坐在电脑前打开Outlook发一封邮件，然后对方是否有收到也未知，看上去反而是比较低效的沟通工具。而个人对电子邮件的重视也不足，即便所谓的白领也是如此，邮件不看或者不回的情况，也都属于比较正常的情况。​

那当年的企业QQ，沟通功能应该非常强悍，毕竟孪生于QQ嘛，但为什么没有成为企业办公套件的基础软件呢？可能和思路以及习惯有关吧，一方面QQ本身家大业大，所以对企业QQ并不重视，赋予一个聊天的功能也许就认为已经完成了软件的使命，从顶层设计上就没有考虑需要有更好的发展，今天的企业微信可能也会有如此下场，另一方面从习惯来说，相同功能的软件，为什么要开两个呢？就像现在微信在工作中依然发挥了重要的沟通作用，那为什么要转投企业微信？人是懒惰的，能用微信沟通的，绝对不会再打开一个叫钉钉或飞书的软件。​

在企业内部沟通，用什么软件，实际是需要有需求和氛围的。比如在没有企业办公套件的时候，基本都是用微信来沟通的，我想大部分的企业都是如此，方便快捷还和钱无关。然后慢慢的，企业从管理的角度考虑，需要引入一个企业办公套件，甚至会强制大家在企业办公套件上聊工作内容，当大家都开始用了，自然就形成了氛围，大家也就慢慢用起来了。​

实际上，即时的文字沟通是低效的，我们往往仅仅因为可以获得及时的反馈，又没有像电话这样打扰，所以觉得即时文字沟通很好。对于一件事情，如果十条消息都解决不了问题，那实际上就不适合即时文字聊天。而工作中又经常需要多人协助，所以就会拉群沟通，相关人在一个群里，看上去是好事，比如针对问题不断更新讨论，但有时候是灾难，比如一个不怎么相关的人突然收到了上百条群消息，并且若要了解事情来龙去脉就需要回看上百条消息，这是灾难性的。​

我们在工作中发现，当一对一聊天和群聊都无法解决问题的时候，我们就需要语音聊天了。与其码字，还不如花个三五分钟聊清楚聊透，不管是一对一的语音聊天，还是开一个群视频会议，都是非常高效的沟通方法。​

好在这三款企业办公套件都具备此基础功能，并且主界面均以聊天为主，而聊天的功能都不弱。这也是我认为这三款软件是办公套件的最基础原因，当然，还有一款叫如流的软件，实际也有此功能，但可能不太入流，所以就先不放在一起介绍了吧，虽然都是B(ByteDance的飞书和Baidu的如流)A(阿里的钉钉)T(腾讯的企业微信)家的软件。​

罗孚从官网提取了各家软件的详细功能列表(见文末附录)，对比发现，虽然都是即时沟通和视频会议，飞书在各个方面都有一定的特色。​

比如飞书的“相关消息自动“串”联”功能，可以查看消息的上下文，当群里海量消息淹没了回复消息的来源消息时，通过消息回复关系可以轻松查看消息的来龙去脉。​

比如飞书的“快捷表情静音回复”功能，一年前第一次用的时候就觉得非常赞，避免了大家在群里为欢呼消息点赞而把欢呼消息给淹没了的尴尬情况，不管是群里消息的快捷表情回复，还是一对一消息的快捷表情回复，都表示对该消息作出的回应，在消息“已读”状态之外，提供了一个非常好的回复方式，避免了多余消息的打扰。当然，钉钉应该也有此功能，可能钉钉只是没有宣传。​

比如飞书的“聊天中快速发起会议”功能(飞书介绍在了视频会议功能中了)，在聊天列表中显示会议，如果正在开会，则相关人员可以直接加入，也可以看到有多少人参会，即便会议结束也能在聊天列表中看到会议的记录，而在钉钉上开会，往往找不到会议的链接，有时候会议突然中断想再次进入都不知道如何加入，飞书的这个功能看似简单，但很实用。​

比如飞书的“消息稍后处理”功能(飞书官方没介绍这个功能)，当有人发消息给你需要处理一个琐事，但你又不想现在处理，你可以先右键设置为稍后处理，待有时间了再进入稍后处理功能中一一处理，这个功能有点类似于GTD中收集要做的事情进入inbox，而你不需要多一个步骤或多一个软件，非常实用。​

相比飞书，钉钉也介绍了聊天功能，即时沟通、DING、专注模式、互动消息、标签等都是在线沟通功能的介绍，但似乎亮点很少，或者说有些功能华而不实。比如DING其实是早期非常有亮点的功能，可以应用内DING、短信DING、电话DING等，直到你有回应为止，虽然很让人烦，但有时用的也是逼不得已嘛，而飞书也有类似功能，就是“加急”，结果飞书都没有介绍此功能。比如互动消息之一起标注，不知道有多少人会用到此功能。​

而企业微信的聊天功能一定也是非常强大的，官方的介绍用一句“与微信一致的沟通体验”直接带过了。​

再说说视频会议功能。由于微信的多人语音、视频已经非常常用，所以在企业办公套件中使用语音或视频会议功能也比较习以为常，而我们在使用这些视频会议功能时也没有特别多的差异感，包括视频音效的效果差异也因网络状态较好而被忽略，但三者之间还是有所差异的。​

比如飞书支持1000方视频接入，而钉钉视频会议支持302人同时在线，要知道飞书在疫情刚开始时视频会议是很弱的，大概也仅仅支持三百人同时接入吧，当时飞书官方给客户培训的时候甚至用了Zoom(因为人数上限的限制)，但不到一年，这个状态就完全改变了，直接1000方视频接入，很厉害。​

比如飞书的“便捷的网页视频体验”，此功能比较方便，无需安装软件，直接通过浏览器就可以加入会议，这对于外部接入无疑是福音，因为客户不可能都使用飞书啊。实际上Skype、WEBEX等也都有这样的功能，但相当的繁琐，需要安装一个插件，这个插件是好是坏还需要自行测试，有时候有视频没声音，相当崩溃。​

比如飞书的“内容妙享与实时互动”，以往的屏幕共享模式用户是无法自行浏览的，有时候用户已经下翻了，但我们还想看一眼上面说的内容，但又不好意思打断主持人，此时的心情是崩溃的，现在飞书的妙享功能支持用户对文档的自行浏览，同时还可以进行实时的标注互动，非常方便。​

飞书还提供了“智能会议室解决方案”，飞书的“妙记”产品实际在会议中非常实用，飞书的视频会议功能还是有不少惊喜的。​

钉钉和企业微信的视频会议功能也不差，只是在视频会议功能上少了一些惊喜。​

文档是企业的积累

对于一个不注重文档的公司一定不是一个好公司，而一个企业的积累，往往都是文档，除了输出文档本身外，对文档也需要统一方便的管理。​

就市面上的网盘来说，几乎没有满足企业使用的网盘，除了坚果云。我写的文字，基本都是在坚果云里使用Markdown文档完成的，而一些图片和素材的收集也会放到坚果云里同步，由于有台式机、笔记本、surface等设备，坚果云的同步就显得特别好用，随便打开哪个设备随时都是最新的文字和文件，非常方便。后续会考虑写文字的功能转入飞书中。​

罗孚甚至使用seafile为小微企业搭建过内网文件共享服务器，但由于没有配置LDAP，用户管理很麻烦，而文件夹的共享方式也不太友好，所以即便用了一段时间最后也会因为不方便不习惯而废弃掉。​

这三款企业办公套件都有企业网盘功能，钉钉和飞书都叫云盘，而企业微信叫微盘，从功能来说，应该大同小异，都是用来存放文档以及共享用的，但使用方便与否，还是有差异的。​

除了网盘，实际上文档才是关键，这里的文档主要指在线可协作的文档，当然也包括离线文档，离线文档在飞书中可以直接在WEB中预览，而钉钉可能需要在钉钉中打开。​

在线协作文档主要是文档和表格，类似于office中的Word和Excel，而飞书还提供了思维笔记，就是在线思维导图，收购幕布团队后整合的产品，企业微信提供了收集表功能，也就是类似问卷星这样的问卷调查系统，当然钉钉也提供了收集表功能，同时还提供了白板功能，一般在触屏可手写的会议电视上用处较大，而仅仅在电脑显示器上用途不是很大。​

但即便是在线文档和表格，差异也很大，钉钉和企业微信基本往Word、Excel功能靠拢，看头部的功能菜单就已经眼花缭乱，虽然功能丰富，但实际用的上的也许不多。而飞书在文档和表格上就非常克制，文档的风格有点类似于Markdown编辑器，提供简单的文字编辑功能，而表格功能也提供一些重要的功能，并没有完全抄袭Excel的功能菜单。​

飞书的文档功能虽然看似简单，但实际很强大，除了基本的类似Markdown的样式外，还提供了插入图片、表格、超链接、地图等功能，从文档本身来说，已经足够用了。首先飞书的文字，是以行为单位的，这种清晰的行给人的感觉很清爽，配合H1234的章节，就非常容易出层次感，文档具有非常强的概览功能。其次行的功能丰富，整行可以用H1234来标记章节(章节会自动在左侧显示导航栏)，也可以使用复选框作为工作事项，也可以作为引用或代码单独块状显示，简单明了，使用时也比较容易作出选择。再次飞书的文档中可以at人，at后该用户会受到飞书通知，直接点击后可以在线一起预览，对于待办事项还可以设定截止时间，功能丰富而使用。既可以通过文档清晰的表达清楚思维内容，又能快速同其他同事协同。​

而钉钉和企业微信虽然提供了类似Word的文档，功能非常丰富，但丰富到了选择恐惧症的程度，因为我们会考虑文档的美观，是否增加封面等，最后发现我们不是写文档，而是写了很多文档样式，在重点文字之外浪费了大量的时间。难怪字节内部说张老板拒绝大家写PPT，虽然炫酷，但浪费时间啊，而且能否讲清楚还是个问题啊，但飞书文档则不同，觉得重要，可以啰嗦多写一些，觉得不重要，直接写个大纲也行，甚至直接使用思维导图来写都行，加上非常方便的协作功能，是绝对的实用，而不是花哨。​

其实思维笔记也是我非常喜欢的功能，因为写文字前我一般会先用幕布列一个大纲，有了大纲，再放到Markdown中填充内容就可以了。而工作中写一份PPT或者做一份总结，我也会用思维笔记先整理出大纲，然后再根据大纲落实到具体的页面中。其实思维导图的形式不重要，我更喜欢大纲这样的形式，分层次的列表能够清晰的表达内容，而思维导图有点发散和花哨了。​

关于收集表，飞书不是没有这个功能，而是没有放在文档功能中，实际上我也觉得就收集一些信息作为文档的功能就有点太突兀了，因为这功能实在是太小了。而飞书的收集表功能在飞书中有一专有功能叫飞书问卷，一般用来做收集调查问卷用的，比如返乡统计等，当然，飞书由于有强大的在线协作文档和表格功能，所以也没有特别提飞书问卷功能，而飞书问卷功能可以参考腾讯文档的在线收集表即可，收集表是用来登记填写的，而后台浏览的时候，除了管理端查看外，还可以在关联在线表格中查看，数据也会根据收集信息的积累而不断更新，可以非常直观的了解数据动态，比如对于培训签到和培训效果反馈，我们会使用飞书问卷或收集表这样的功能。​

最后说一下飞书文件夹以及文档的分享和协作。飞书的文档主要还是在浏览器中查看的，虽然也能在飞书软件中直接查看，但从使用习惯来说，更习惯用浏览器查看。对于文件夹或文档，都有一个URL链接，将此链接直接发送给他人或群，即可完成分享，在没有设置权限的时候，用户点击即可打开这份文档浏览，提供了编辑权限后则可以直接对文档进行协作修改。而如果一个文件夹被分享后，会直接出现在飞书云文档的共享空间，不管是你分享的目录还是他人分享的目录，这其实是非常好的分享方式，不需要像钉钉这样区分出单独的企业盘和私人盘，也不需要像企业微信这样在共享空间中默认建好入职培训、常用软件、项目文件等目录。总体来说，飞书的分享功能非常方便，但对权限的控制又非常的到位，默认提供预览功能，可以设置协同编辑，还能设置能否导出或下载等权限，有独到的思考。​

在企业管理中的作用

上述的基础沟通和文档积累，实际也都是企业管理的一个重要环节，而此章节中讨论的管理，主要是类似于OA的企业内部管理系统的讨论。​

不得不说，钉钉的企业管理能力是强悍的，当年能用考勤打卡迅速打开企业办公市场，其功能确实非常强悍，至今为止还没有哪个软件能撼动钉钉在考勤打卡上的地位，虽然像企业微信等也提供了考勤打卡的功能。​

而钉钉默认自带的管理功能，即可完成公司内部的OA建设，不仅仅不需要花费费用，而且还保证了在同一个系统中的统一性，实际上自建一个OA系统是没有必要的，除非你是大集团，比如海康内部的OA就会由专门的团队开发运维，而且机票等都可以通过内部系统实时完成，这些在中小企业是不可想象也是必要性不足的，作为中小企业，至少是小微企业，实际上使用钉钉自带的OA功能就已经足够管理起公司内部的流程体系了。​

在大部分的小微企业，即便建立了OA系统，实际上最重要的作用是审批，而钉钉、飞书、企业微信本身就自带这个功能，严格来说，是完全可以满足OA流程需要的，因为在一个公司内部真的没有必要设置巨复杂的OA流程，人就这么多部门也没那么多，人为制造复杂流程就是罪过，但简要的流程还是要有的，没有流程就没有过程和记录。​

除了审批功能外，钉钉的智能考勤确实给人力部门节省了大量的时间，可能由三五天变为一两个小时。原来使用ZK考勤机的时候，需要导出考勤数据后自行计算，全网找VBA脚本处理，甚至繁琐。现在钉钉的智能考勤完全解决了这个问题，本身不管是不同班排班，还是弹性工作制，甚至外勤打卡，智能考勤都能很好的应对，加上非常强悍的防作弊功能，考勤功能基本无懈可击。​

飞书的日历作为一个独立的功能在官网做了重点介绍，实际使用过程中也确实提供非常高效的体验。比如通过“便捷订阅同事日历”功能，可以了解该同事的忙闲时间，可以较好避免预约失败浪费大家时间的情况。比如“极速查找空闲会议室”功能，直接将会议室放在了日历中管理，进入后可查看会议室的状态，对于已预约的会议室能了解是谁预约的，可以直接在飞书上找其沟通协调，非常直观方便，而其他家也许会将预约会议室作为一个独立的功能来进行宣传。“智能日程通知提醒”也很有特色，对于日历上安排的事项或会议，如你被邀请协助或参会，则日历助手机器人会发消息来通知，可以选择接受、拒绝或待定，一旦日程发生变更也会再次提醒，非常省心，避免了不必要的沟通。​

上述所说的审批、智能考勤、日历等功能仅仅是企业管理中的一隅，实际上还有其他非常丰富的功能，以及非常多的第三方应用，甚至还有很多API，通过这些应用或API开发也确实给企业管理带来了方便，当然，工具的选择也是非常重要，需要根据企业的实际情况进行甄选。而不得不说，钉钉的先发优势和多年企业办公领域的积累，相信其在企业管理的能力中也是最强的，甚至应用生态建设也是最好的，此部分其他对手暂时可能确实还无法超越。​

补充说一下飞书开放的SSO登录，罗孚认为此点很重要，因为一般的企业可能都已经有成熟的内部系统，比如企业邮箱、域控制、OA、ERP等系统，那多个系统间打通就显得尤为重要，至少账号先要打通，SSO登录就成了非常好的选择，无需自行注册账号，直接使用公司原有系统账号进行登录，无额外多余登录情况，简单方便。其他钉钉、企业微信等，可能也有类似功能，但较复杂，甚至可能需要二次开发，相对来说较为不便。​

结语：企业办公套件选择

终于进入总结环节了，在总结前，我们先来看看飞书和企业微信的官方介绍视频(2021年2月20日从官网首页抓取)。​

飞书官方介绍视频20210220

[20210221]如何选择合适的企业办公套件​

[20210221]如何选择合适的企业办公套件